Miksi tilastoidaan?
Vuosittain koottavat esitys- ja katsojatilastot auttavat seuraamaan sirkusalan pitkän linjan kehitystä sekä sitä, millaista alan toiminta on nyt. Vaikka taiteen muuttaminen numeroiksi ei aina ole yksinkertaista, tilastoja tarvitaan, kun tietoa sirkuksen kentästä välitetään esimerkiksi opetus- ja kulttuuriministeriölle ja muille päättäjille. Vuositilastojen piirtämän kokonaiskuvan avulla pyritään vaikuttamaan esimerkiksi sirkuksen aseman kehittymiseen yhteiskunnassa.
Mitä tilastoidaan?
Sirkustilastoon kerätään tietoa sirkuksen ammattilaisesitysten ja niiden katsojien määristä. Esitysten lisäksi kerätään tietoa sirkustoimijoiden järjestämistä yleisötyötapahtumista ja sosiaalisen sirkuksen tapahtumista sekä niiden osallistujamääristä. Valtion toiminta-avustusta saavilta sirkusryhmiltä kerätään myös taloustiedot. Julkaistavat tilastoluvut perustuvat toimijoiden omaan ilmoitukseen.
Ohjeet tietojen ilmoittamiseen
Ryhmä ja tuottajataho
Tilastot ilmoitetaan ryhmäkohtaisesti. Ryhmä voi olla pysyvä tai jonkin teoksen ympärille koottu työryhmä. Ryhmä ilmoittaa esitystilastoon omat sirkusesityksensä kotimaassa ja ulkomailla sekä vastaanottamansa vierailevat sirkusesitykset.
Suunnittelutöitä tai esiintymisiä sirkuksissa, varietee-ohjelmistoissa tai vastaavissa ei ilmoiteta, ellei kyse ole ilmoitusta tekevän ryhmän yhteistuottamasta teoksesta. Tilastoon ei myöskään sisällytetä esiintymisiä teatteri- tai televisiotuotannoissa eikä sirkuskoulujen oppilasesityksiä.
Katsojamäärän ilmoittaminen
Katsojat lasketaan esityskohtaisesti. Lomakkeelle ilmoitetaan katsojamäärä yhteensä sekä erikseen maksuttomien katsojien määrä. Jos esitys on ollut kokonaan pääsymaksuton (ks. kohta “Maksullinen vai ilmainen esitys”), kirjataan kumpaankin kohtaan siis sama lukema. Jos esitys on ollut avoimessa tilassa, eikä tarkkaa katsojamäärää voida laskea, riittää tilastoihin silmämääräinen arvio katsojien määrästä.
Verkon kautta toteutettujen esitysten katsojamäärän tarkka laskeminen ei aina ole mahdollista, joten verkkoalustan ilmoittama katsomiskertojen määrä riittää. Jos verkkoalustan ilmoittamaa katsomiskertojen määrää ei ole saatavilla ja työpajaan tai esitykseen on ollut maksulliset liput, ennakkoilmoittautuminen tai osallistujien määrää on muuten rajattu, voi ilmoittaa myytyjen lippujen tai ilmoittautuneiden osallistujien määrän.
Esitysmäärän ilmoittaminen
Esitys on kokonaisuus, jonka katsoja näkee yhdellä lipulla, vaikka se sisältäisi useita teoksia yhteisillassa.
Jos teoksella tai teoskokonaisuudella on ollut samassa esitystilassa pidempi esityskausi, voidaan koko kausi merkitä yhdellä kertaa (esityskerrat ja katsojat yhteensä), ei jokaista esitystä erikseen. Jos samaan esityskauteen on kuulunut myös ilmaisia esityksiä (ks. kohta “Maksullinen vai ilmainen esitys”), ilmoitetaan niiden määrä omaan kohtaansa lomakkeella.
Maksullinen vai ilmainen esitys?
Maksullisiksi luetaan esitykset, joihin on myyty lippuja. Lisäksi tilausnäytökset ja esiintymiset suljetuissa tilaisuuksissa, joista on maksettu esiintyjälle korvaus (esim. kouluvierailut) luetaan maksullisiksi. Avoimessa tai julkisessa tilassa järjestettyjä esityksiä, joihin on vapaa pääsy (esim. kadulla), ei lueta maksullisiksi, vaikka esiintyjälle olisi maksettu niistä korvaus.
Teos vai muu esitys?
Teoksella tarkoitetaan kantaesitettyä ja valmista kokonaista teosta. Muulla esityksellä tarkoitetaan numeroa, räätälöityä esitystä, demoa jne. Yksittäisen numeron esittäminen sisällytetään tilastoihin (kohtaan ”Muu esitys”), jos ilmoitusta tekevä ryhmä toimii teoksen yhteistuottajana.
Yleisö- tai kutsuvierasennakko voidaan laskea teoksen esitykseksi, kun ns. valmis teos esitetään yleisölle juuri ennen varsinaista ensi-iltaa. Jos kyseessä on avoin harjoitus testiyleisön kanssa, tilastoidaan se yleisötyön puolelle.
Yleisötyön tilastoiminen
Esitystoiminnan lisäksi tilastoidaan sirkustoimijoiden toteuttamaa yleisötyötä. Yleisötyöllä tarkoitetaan esitysten rinnalla toteutettua taidelähtöistä, ammatillisesti johdettua toimintaa, joka on suunnattu sirkuksen nykyiselle tai tavoitellulle yleisölle. Yleisötyötapahtumia voivat olla esimerkiksi teosesittely, yleisökeskustelu, avoimet harjoitukset jne.
Sirkusammattilaisille tai ammattiin opiskeleville suunnattu toiminta, kuten residenssit, workshopit, luennot, tai sirkuksen harrastustoiminta, tai keikkamyyntiin liittyvä toiminta eivät kuulu tilastoinnin piiriin.
Kun kyseessä on kokonaisuus, jossa on useampi tapaamiskerta (esim. kurssi, työpaja jne.) ja osallistujat ovat kaikilla tapaamiskerroilla jotakuinkin samat, tällöin tapahtumamäärä on yksi ja osallistujiksi merkitään keskimääräinen osallistujamäärä per kerta. Vaihtoehtoisesti, jos useamman tapaamiskerran tapahtuma on ilmoittautumisella rajattu, voidaan merkitä ilmoittautuneiden määrä.. Jos yksittäinen työpaja/tapahtuma on toistettu monta kertaa samalla sisällöllä eri osallistujille, voidaan tapahtumakerrat ja osallistujamäärät laskea yhteen.
Myös Demot ja work in progress -esiintymiset kirjataan yleisötyöksi, jos ne ovat muodoltaan yleisökeskustelun tai avoimen harjoituksen tyyppisiä. Jos ne ovat lähempänä kantaesitettävää teosta, merkitään ne esitystilastoon “muihin esityksiin”. Älä ilmoita samaa demoa kahteen kertaan, vaan valitse tyypiksi joko yleisötyö tai muu esitys.
Sosiaalisen sirkuksen tilastoiminen
Sosiaalisella sirkuksella tarkoitetaan toimintaa, jossa sirkus toimii välineenä muiden taitojen tai tavoitteiden saavuttamiseen. Tavoitteita voivat olla esimerkiksi osallisuuden ja toimijuuden tukeminen, syrjäytymisen ehkäisy tai vuorovaikutuksen tukeminen. Sosiaalisen sirkuksen toiminnan suunnittelussa korostuvat osallistujaryhmän toimintakyvyn, kiinnostuksenkohteiden sekä valmiuksien huomioiminen ja toisaalta osallistumisen esteiden poistamiseen.
Sirkusammattilaisille tai ammattiin opiskeleville suunnattu toiminta tai sirkuksen harrastustoiminta eivät kuulu tilastoinnin piiriin.
Kun kyseessä on kokonaisuus, jossa on useampi tapaamiskerta (esim. kurssi, työpaja jne.) ja osallistujat ovat kaikilla tapaamiskerroilla jotakuinkin samat, tällöin tapahtumamäärä on yksi ja osallistujiksi merkitään keskimääräinen osallistujamäärä per kerta. Vaihtoehtoisesti, jos useamman tapaamiskerran tapahtuma on ilmoittautumisella rajattu, voidaan merkitä ilmoittautuneiden määrä. Jos tapahtuma (esim. työpaja) on järjestetty samansisältöisenä monta kertaa eri osallistujille, voidaan tapahtumakerrat ja osallistujamäärät laskea yhteen.
Teoksen tuottaja ja yhteistuotannot
Kiinnitä huomiota siihen, että teoksen tuottajat tulee merkittyä oikein. Tuottajan perusteella määräytyy, lasketaanko esitys omiin vai vierailijoihin.
Yhteistuotannolla tarkoitetaan yhden tai useamman kumppanin välistä tuotantoa, jossa osapuolet sopivat etukäteen taloudellisen ja taiteellisen tuotantopanoksen ja -vastuun jakamisesta jo harjoitus- ja kantaesitysvaiheessa. Valmiista teoksesta ei voi jälkikäteen sopimalla tehdä yhteistuotantoa. Yhteistuotettujen teosten esitykset ja katsojat tilastoidaan kaikille tuotanto-osapuolille, mutta lopullisessa tilastossa päällekkäiset luvut vähennetään esitysten ja katsojien kokonaismääristä.
Tilausnäytös vai ei?
Tilausnäytös on esitys, jossa esitystilan kaikki katsomopaikat on myyty ”tilaajalle”, eikä muulla yleisöllä sen vuoksi ole mahdollisuutta ostaa siihen lippuja. (Esim. jokin yritys ostaa koko kaupunginteatterin näytöksen työntekijöilleen.) Tilausnäytöksen katsojat voidaan merkitä tilastoon katsomokapasiteetin mukaan. Esitystä, johon on avoin lipunmyynti tai vapaa pääsy, ei lueta tilausnäytökseksi. Sellaisten katsojat merkitään aina todellisen yleisömäärän mukaan.
Ohjeet lomakkeen täyttämiseen
Tiedot ilmoitetaan sähköisellä lomakkeella. Tilastokyselyyn pääsee yksilöllisellä linkillä, joka on ryhmäkohtainen, eikä sen käyttöön tarvitse käyttäjätunnusta tai salasanaa. Tiedot voi täyttää vuodesta toiseen saman linkin kautta, ja linkin saa pyytämällä tiedotuskeskuksen tilastonlaatijalta. Jokaista esitystä, samassa paikassa tapahtunutta esitysjaksoa ja yleisötyö- tai sosiaalisen sirkuksen tapahtumaa (tai sellaisen jaksoa) kohden täytetään oma ilmoitus valitsemalla ”New response”. Eli käytännössä:
- Avaa sähköpostitse saamasi linkki.
- Valitse vasemmasta ylälaidasta ”New response”.
- Täytä avautunut lomake ja klikkaa ”Lähetä”. Lähetetyistä vastauksista muodostuu listanäkymä. Kunkin lähetetyn vastauksen tiedot näkyvät yhdellä rivillä.
- Olet valmis, kun olet A) lähettänyt ilmoituksen kaikista tilastoitavan vuoden esityksistä ja tapahtumista sekä B) täyttänyt erikseen kunkin teoksen tiedot (kantaesityspäivä, esiintyjät, taiteellinen työryhmä ym.) kohtaan ”Teoksen sisältötiedot”. Syöttämäsi tiedot näkyvät nyt allekkain riveinä listanäkymässä.
- Eli kun kyseessä on teos, täytä tiedot teoksen kustakin esityksestä / samassa paikassa tapahtuneesta esitysjaksosta omalle lomakkeelleen kohtaan ”A) Teoksen esitys” ja lähetä. Avaa sitten uusi lomake kohdasta ”New response” ja täytä samaa teosta koskevat sisältötiedot valitsemalla ”B) Teoksen sisältötiedot ohjelmistoluetteloon”. (Kokoamme tilastojen yhteyteen ohjelmistoluettelon kaikista vuoden aikana esitetyistä teoksista.)
- Esitykset ja tapahtumat verkossa: Jokaista striimattua teosta, verkossa esitettyä esitystallennetta tai sirkuselokuvaa, tai yleisötyötapahtumaa kohden täytetään oma ilmoituksensa.
– Esim. jos samasta teoksesta on ollut tietyllä alustalla useampi suora striimaus, voidaan nämä ilmoittaa yhdellä ilmoituksella.
– Esim. jos esityksestä on ensin ollut suora striimaus ja sen jälkeen striimistä tehty tallenne on jäänyt katsottavaksi verkkoon, tehdään sekä striimistä että tallenteesta omat ilmoituksensa. - HUOM! Jos kyseessä on kiertue, jonka esityskokonaisuus on säilynyt samana koko ajan, klikkaa lomakkeen tyypiksi ”Esityskiertue”. Näin sinun ei tarvitse täyttää lomakkeeseen kaikkia tietoja useaan kertaan. Paikkakuntakohtaiset esitys- ja katsojatiedot täytetään erilliseen Excel-taulukkoon, joka ladataan lomakkeelta, täytetään ja tallennetaan omalle koneelle. Sen jälkeen palataan lomakkeeseen, ladataan Excel sinne ja täytetään teostiedot loppuun. Jos haluat muokata täyttämääsi Exceliä, pääset poistamaan sen klikkaamalla klemmarikuvaketta lomakkeessa. Muokkaa sitten tiedot omalle koneellesi tallentamaasi Exceliin ja lataa se uudelleen lomakkeeseen.
- Kiinnitä huomiota, että teoksen tuottajat tulee merkittyä oikein. Tuottajan perusteella määräytyy, lasketaanko esitys omiin vai vierailijoihin.
- Muista ilmoittaa esitys- ja teostietojen lisäksi myös yleisötyöhön liittyvät tiedot. Yleisötyötapahtumia voivat olla esimerkiksi teosesittely, yleisökeskustelu tai avoimet harjoitukset.
- Ilmoittamasi tiedot listautuvat siinä järjestyksessä kuin ne on syötetty lomakkeille.
- Jos haluat tarkastella tai muokata jo lähetettyä vastausta, valitse listanäkymässä rivin vasemmasta reunasta ”Edit”. Voit myös poistaa jo ilmoittamiasi tietoja klikkaamalla roskiskuvaketta rivin vasemmassa laidassa. Huomaathan, että toisin kuin esitys- ja katsojatilastossa, Online-tilastoinnin lomaketta ei voi palata tarkastelemaan ja muokkaamaan jälkikäteen!
- Jos haluat palata lomakenäkymästä listanäkymään ja katsella jo ilmoittamiasi tietoja, klikkaa lomakkeen ensimmäisessä palkissa olevaa linkkiä.
- Älä jätä lomaketta tallentamatta auki selaimeen, ettei istuntosi vanhene ja sinun tarvitse täyttää tietoja uudelleen.
- Jos tilastoilmoitusta tekee organisaatiossa useampi henkilö, pitäkää huoli, ettette toisistanne tietämättä täytä samoja tietoja useaan kertaan. Järjestelmä nimittäin sallii yhtäaikaiset käyttäjät, mutta vastausten lista ei välttämättä päivity kaikkien käyttäjien näkymässä reaaliaikaisesti. Tietoja muokattaessa viimeisenä lähetetty jää voimaan.
- Tiedot imuroidaan järjestelmästä määräajan mentyä umpeen, mutta näkymä jää sellaisenaan käyttöösi jatkoa varten.
- Tilastoinnista ei tarvitse erikseen poistua tai kirjautua ulos. Voit yksinkertaisesti sulkea selaimen.
Jos määräajan umpeuduttua, ennen tilastojen julkaisua huomaat virheen tai puutteen lähettämissäsi tiedoissa, ota pian yhteyttä tilastonlaatijaan . Jos linkki joutuu kadoksiin, voit pyytää sen uudelleen tilastonlaatijalta