Tanssitilasto – mitä ja miten tilastoidaan
Katsojat lasketaan esityskohtaisesti
Esitys on kokonaisuus, jonka katsoja näkee yhdellä lipulla, vaikka se sisältäisi useita teoksia. Jos teoksella / teoskokonaisuudella on ollut samassa esitystilassa pidempi esityskausi, merkitään koko kausi samalla lomakkeella (esityskerrat ja katsojat yhteensä), ei jokaista esitystä erikseen.
Maksullinen esitys vai ilmaisnäytös?
Maksullisiksi luetaan esitykset, joihin on myyty lippuja. Lisäksi tilausnäytökset ja esiintymiset suljetuissa tilaisuuksissa, joista on maksettu esiintyjälle korvaus (esim. kouluvierailut) luetaan maksullisiksi. Avoimessa tai julkisessa tilassa järjestettyjä esityksiä, joihin on vapaa pääsy (esim. kadulla), ei lueta maksullisiksi, vaikka esiintyjälle olisi maksettu niistä korvaus.
Myyty lippu vai ilmaiskatsoja?
Pääsääntöisesti ilmaiskatsojaa määrittää se, onko hän maksanut lipustaan vai ei. Poikkeuksen muodostavat tilausnäytökset sekä esiintymiset suljetuissa tilaisuuksissa, joista esiintyjälle on maksettu korvaus (esim. kouluvierailut). Näiden katsojat merkitään myydyiksi, vaikka katsoja ei henkilökohtaisesti olisi maksanut lipustaan. Avoimessa tilassa järjestettyjen esitysten, joihin yleisöllä on vapaa pääsy (esim. kadulla), katsojia ei koskaan lueta myydyiksi lipuiksi, vaikka esiintyjälle olisi maksettu korvaus. Lisäksi maksullisten esitysten vapaaliput merkitään ilmaiskatsojiksi.
Tilausnäytös vai ei?
Tilausnäytös on esitys, jossa esitystilan kaikki katsomopaikat on myyty, eikä muulla yleisöllä sen vuoksi ole mahdollisuutta ostaa siihen lippuja. Esitystä, johon on avoin lipunmyynti tai vapaa pääsy, ei lueta tilausnäytökseksi. Tilausnäytöksen katsojat voidaan merkitä tilastoon katsomokapasiteetin mukaan. Muiden esitysten katsojat merkitään aina todellisen yleisömäärän, ei katsomokapasiteetin mukaan.
Ennakko vai avoin harjoitus?
Yleisö- tai kutsuvierasennakko voidaan laskea esitystilastoon, jos ns. valmis teos esitetään yleisölle juuri ennen varsinaista ensi-iltaa. Jos kyseessä katsotaan olevan avoin harjoitus, jossa on paikalla testiyleisö, tilastoidaan se yleisötyöksi.
Yleisötyö
Yleisötyöllä tarkoitetaan esitystoiminnan rinnalla järjestettäviä taidelähtöisiä tapahtumia, jotka on suunnattu tanssin nykyiselle ja tavoitellulle yleisölle. Yleisötyötä voivat olla esimerkiksi yleisökeskustelut, yleisötyöpajat, work in progress –esitykset tai avoimet harjoitukset.
Yhteisötanssiesitykset
Yhteisötanssi on osallistavaa tanssitoimintaa, joka sisältää ajatuksen kaikille tasa-arvoisesta mahdollisuudesta osallistua ja kokea tanssia. Yhteisötanssiesitys merkitään teoksen esitykseksi vain siinä tapauksessa, että produktion taiteilijalla on koko prosessin ajan ollut keskiössä oma taiteellinen työ ja tavoitteena uuden taideteoksen luominen. Jos kyseessä on oppilasnäytökseen vertautuva, osallistujien tarpeista lähtevä esitys, merkitään se yhteisötanssitapahtumaksi. Tällöin osallistujamääräksi merkitään tanssijoiden määrä, ei esityksen yleisömäärää.
Yleisötyö- ja yhteisötanssitapahtumien osallistujamäärä
Kun yleisötyö- tai yhteisötanssitapahtuma on kokonaisuus, jossa on useampi tapaamiskerta (esim. kurssi, työpaja jne.) ja osallistujat ovat kaikilla tapaamiskerroilla jotakuinkin samat, ei osallistujia lasketa eri kerroilta yhteen, vaan merkitään keskimääräinen osallistujamäärä per kerta tai jos tapahtuma on ilmoittautumisella rajattu, niin merkitään ilmoittautuneiden määrä. Tällainen useamman tapaamiskerran kattava kokonaisuus merkitään tilastoon yhtenä tapahtumana.
Work in progress
Pääsääntöisesti work in progress -esityksiä ei merkitä esitystilastoon, vaan ne tilastoidaan osaksi yleisötyötä. Vain siinä tapauksessa, että prosessinomaisuus on osa teoksen konseptia, voidaan sen esitykset merkitä teoksen esitykseksi. Tällöinkin teoksella täytyy olla määriteltynä kantaesityspäivä, jolloin se on ns. valmis. Keskeneräisen teoksen avointa harjoitusta tms. yleisöesitystä ei merkitä esitystilastoon, vaikka kyse olisi teoksen taiteellisesta luomisprosessista.
Ohje sähköisen tilastolomakkeen täyttöön
- Avaa sähköpostitse saamasi linkki.
- Valitse vasemmasta ylälaidasta ”New response”.
- Täytä avautunut lomake ja klikkaa ”Lähetä”. Lähetetyistä vastauksista muodostuu listanäkymä, jossa kunkin lähetetyn vastauksen tiedot näkyvät yhdellä rivillä.
- Olet valmis, kun olet lähettänyt ilmoituksen kaikista tilastoitavan vuoden esityksistä, tapahtumista ja kantaesityksistä, ja ne näkyvät riveinä listanäkymävälilehdellä. HUOM. KUN KYSEESSÄ ON KANTAESITYS, ilmoita teoksesta myös tarkemmat teostiedot valitsemmalla kategoria “kantaesityksen teostiedot”.
- Jokaista esitysjaksoa ja yleisötyö- tai yhteisötanssitapahtumaa (tai sellaisen jaksoa) kohden täytetään siis oma ilmoituksensa valitsemalla ”New response”. Jos haluat tarkastella tai muokata jo lähetettyä vastausta, valitse listanäkymässä rivin vasemmasta reunasta ”Edit”. Voit myös poistaa jo ilmoittamiasi tietoja klikkaamalla roskiskuvaketta rivin vasemmassa laidassa.
- Jos kyseessä on kiertue, jonka esityskokonaisuus on säilynyt samana koko ajan, klikkaa lomakkeen tyypiksi ”ESITYSKIERTUE”. Näin sinun ei tarvitse täyttää lomakkeeseen kaikkia tietoja useaan kertaan. Paikkakuntakohtaiset esitys- ja katsojatiedot täytetään erilliseen Excel-taulukkoon, joka ladataan lomakkeelta, täytetään ja tallennetaan omalle koneelle. Sen jälkeen palataan lomakkeeseen, ladataan Excel sinne ja täytetään teostiedot loppuun. Jos haluat muokata täyttämääsi Exceliä, pääset poistamaan sen klikkaamalla klemmarikuvaketta lomakkeessa. Muokkaa sitten tiedot omalle koneellesi tallentamaasi Exceliin ja lataa se uudelleen lomakkeeseen.
- HUOM! Muistutuksena vielä, että kustakin kantaesitetystä teoksesta syötetään esitys- ja katsojamäärien lisäksi teostiedot kantaesitysluetteloa ja Tanka-tietokantaa varten. Erillinen ilmoitus tehdään avaamalla tyhjä lomake klikkaamalla “New response” ja valitsemalla lomakkeen tyypiksi ”Kantaesityksen teostiedot”.
- HUOM! Kiinnitä huomiota, että teoksen tuottajat tulee merkittyä oikein. TUOTTAJAN PERUSTEELLA MÄÄRÄYTYY, LASKETAANKO ESITYS OMIIN VAI VIERAILIJOIHIN! Tuottajalla tarkoitetaan tahoa/tahoja, joilla on jo teoksen suunnitteluvaiheessa taloudellinen ja taiteellinen vastuu teoksesta.
- Ilmoittamasi tiedot listautuvat (linkin kautta avautuneelle sivulle) siinä järjestyksessä kuin ne on syötetty. Näkymää voi järjestää esimerkiksi ilmoitustyypin tai tilastointivuoden mukaan klikkaamalla haluttua kohtaa otsikkoriviltä.
- Jos haluat palata lomakenäkymästä listanäkymään ja katsella jo ilmoittamiasi tietoja, klikkaa lomakkeen ensimmäisessä palkissa olevaa linkkiä.
- Älä jätä lomaketta keskeneräisenä auki selaimeen, ettei istuntosi vanhene ja sinun tarvitse täyttää tietoja uudelleen.
- Jos tilastoilmoitusta tekee organisaatiossa useampi henkilö, pitäkää huoli, ettette toisistanne tietämättä täytä samoja tietoja useaan kertaan. Järjestelmä nimittäin sallii yhtäaikaiset käyttäjät, mutta vastausten lista ei välttämättä päivity kaikkien käyttäjien näkymässä reaaliaikaisesti. Tietoja muokattaessa viimeisenä lähetetty jää voimaan.
- Tiedot imuroidaan järjestelmästä määräajan mentyä umpeen, mutta näkymä jää sellaisenaan käyttöösi jatkoa varten.
- Tilastoinnista ei tarvitse erikseen poistua tai kirjautua ulos. Voit yksinkertaisesti sulkea selaimen.
Jos määräajan umpeuduttua, ennen tilastojen julkaisua huomaat virheen tai puutteen lähettämissäsi tiedoissa, ota ensi tilassa yhteyttä tilastonlaatijaan .